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税務署にメールの開示を求められたら

税務調査では請求書、領収書や各種帳面などの確認をするというイメージがありますが、なかにはメールの開示を要求してくる調査官もいます。はたしてメールは税務調査で提示・提出が必要とされる「帳簿書類その他の物件」に該当するのでしょうか
見解はいろいろあると思いますが、メールが会社内のパソコン、メールアドレスで行われている以上、事業関連性があることになり原則的には拒否はしにくいです。ただしメールは非常に機密性が高いもので、様々な個人的な情報までも埋め込まれています。また相手方との信頼関係にも配慮が必要ですから、いきなり何の脈絡もなく見せろと要求されたら、丁重に開示できないことに理解を得ていきたいものです。ただ何か取引等に関する証拠書類や参考資料の中でメールの存在が明らかになった場合には、そのメールは取引の証拠書類として開示の必要はあると思います。
 
1.社外関係者とのメール開示を求められた場合
たとえば取引先との何かの証拠書類として、メールをプリントアウトしたものを請求書などと一緒に保存し、この取引が問題となり、その過程の中で前後のメールの開示を求められた場合などは受けざるを得ないと思います。

2.社内メールの開示を求められた場合
たとえば棚卸を脱漏するような脱税行為がみつかった場合、それが誰の指示であったのか、社長は知っていたのかなどを調べるために、社内メールの開示が求められることがあります。この要求に対して、セキュリティ管理を理由に開示を拒否することは難しいと思います。

ところでメールは「削除」さえしてしまえば完全に消滅するのでしょうか。最近はITに詳しい調査官も増え、国税局レベルの調査となれば、削除したメールを復活するソフトまで持参してくる調査官もいます。最高に機密性が高いものをメールでやり取りするのは、ある意味では危険と言うことになります。ご注意ください。

(参考:税務Q&A 5月号 税理士 西巻 茂氏の記事)
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