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月刊未来経営

ファイリング

ファイリングの方法に、法律上の決まりはありません。
基本的には保存してあれば良いのです。

ですから一度保存したが最後、箱や棚の中にしまいっぱなしで、見返すことがないものはファイリングをできる限り簡素化しましょう。
かといって、後から探すのに異様に時間がかかる、あるいは探してみたら見つからなかったというのは問題外で、キチンと保存してあって、そこそこの時間で見つかるというのがポイントです。
そこで、ファイリングを上手く行なうコツは以下のとおりです。

その1:よく見直す書類とそうでない書類を分ける。

その2:よく見直す書類は、独立ファイルとし、過去の取引履歴などを調べやすくする。

その3:そうでない書類は、月別ファイルとし、お蔵入りに備える。

その4:書類は、穴あけ、紐綴、糊付け、ホチキス止めし紛失に備える。封筒などに保存してある会社もありますが、完全保存が条件。

その5:ケチるのは時間。ファイルはケチらない。
パンパンになっているファイル厳禁です。ファイルは100円ショップで買えるものばかり。年度が終われば、そのまま保存しましょう。

その6:ファイリングの簡素化と(現金)管理の手抜きとは別物。つられて現金管理の手を抜くのは問題外。

その7:年度別雑ファイルを利用する。年度ごと、雑ファイルを作っておくと便利です。請求書でも、領収証でもないがどうも捨ててはまずそうなものはジャンルを問わず迷わず綴ります。

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