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覚えていられない

自分の記憶力に自信がありますか?

長期間記憶するって、強烈なインパクトの出来事が起こって脳裏に記憶として焼き付く以外は、覚えようって意識して繰り返し作業しない限り難しいですよね。

かく言う私は、もともと記憶力は良い方ではないのですが・・・。
最近、前にも増して色々覚えていられず困ります。

なので、記憶するより記録することを大事にしていこうかなと。

記録するって、会計事務所にとっても大事な仕事の一つです。
年に何回か、担当顧問先の税務調査の立会いをすることがあるのですが、「記録を残しておくことって、ほんとに大事だなぁ~」って、毎回思います

決算調書という記録をトリガーに記憶を呼び起こす
これです!
記録がないとアウトです。

こんな言い方するとお客様に怒られますが、
まあ、覚えてないですね・・・。
会計事務所担当の私も、クライアントの社長自身も・・・。
1年以上前の話になると余計です。

例えば、調査官に質問されます。

私:「あれ、これってどうゆうことだったかなぁ?」
「社長、覚えてます?」
社長:「えっ!あれっ!これどうゆうことだったっけ?」

記録をひっくり返し、記憶を呼び戻し説明することで事なきを得るのですが、仮に記録をとっていなかったと想像すると冷や汗が出てきそうです。

記録書類の取り方にも工夫が必要で、じっくり時間をかけて読み込んで初めて理解するようなものではなく、担当者が変わっても短時間で見て内容を把握できるものにしないといけないですね。

トヨタ自動車㈱では、“企画書”“改善提案書”“出張報告書”など業務上の書類はすべてA4orA3サイズの紙1枚に収める、という習慣が企業全体の文化として根づいているそうです。
しかしながら自分で実際にやってみると分かるのですが、1案件を1枚に、仕事の判断材料となる現状・課題・対策など重要なポイントについて、ひと目でわかるようにまとめることはかなり難しいです。
1枚に収まる量に絞り込んでいく段階で、自分自身が情報の重要度を正しく理解しているかが分かります。
正しく理解していれば重要な情報が残り、それ以外の情報は削ぎ落とされます。
「言葉を尽くして説明すれば、きっと相手に伝わるだろう」ではなく、言葉をいくつも重ねるより、1枚の書類を見せたほうがずっと正確に、そして短時間で伝わります。
それが業務の効率化にも繋がっているということでしょう。
見習いたいです。

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